Передача дела в архив. Подготовка документов к сдаче в архив

Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
• проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
• технологической и конструкторской документации — 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
• научной документации — 15 лет;
• кино- и фотодокументов — 5 лет;
• видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

• проверка правильности группировки документов в дела;
• брошюровка (подшивка);
• нумерация листов;
• составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле;
• не нумеровать листы дела;
• не составлять заверительные надписи;
• не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

• наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

• номер тома, если дело имеет несколько томов;
• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

• порядковый номер дела (тома) по описи;
• индекс дела (тома);
• заголовок дела (тома);
• даты дела (тома);
• число листов в деле (томе);
• срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
• примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Введение

В письменной экзаменационной работе была рассмотрена тема "Правила оформления документации при передаче дел в архив". Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Основным нормативным документом определяющим и регламентирующим организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях является Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Основные положения ЕГСД представляют научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения (ведомственный архив).

Правила оформления документации при передаче дел в архив заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Целью дипломной работы: изучение вопросов, связанных с правилами оформления при передаче дел в архив. В работе особое внимание будет уделено требованиям к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций. Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи:

Изучить правила оформления и описания дел.

Проанализировать признаки и критерии ценности документов.

Рассмотреть порядок передачи дел в ведомственный архив.

1. Требования к формированию дел в делопроизводстве

Формирование исполненных документов в дела в организации осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренных в Основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования".

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

заголовок дела;

дата дела (на данном этапе - год);

срок хранения и статья по перечню.

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: "том 1", "том 2" и т.п.

Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например на распорядительные). При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номер дела, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);

Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке подписывается новое наименование организации или организации - приемка (структурное подразделение), а прежнее заключается в скобки.

Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел.

Формирование дел включает в себя:

получение исполненных документов, проверну правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержание соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. В дело помещается по одному экземпляру каждого документу, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть не более 4 см толщиной и содержать не более 250 листов в одном томе;

расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство при работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формирование дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;

переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ - ответ помещался сразу за документом - запросом;

приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документ;

утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;

при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);

дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке

заявителей.

Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагают в хронологическом порядке.

Формирование документов дела начинается с начала делопроизводственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа "Corona".

В организациях дела, как правило, формируются децентрализовано. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании службы ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив.

Все изложенные выше требования относятся, прежде всего, к формированию дел традиционным способом.

2. Подготовка дел к архивному хранению

Законные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течении 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерами) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на обратной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и задом ставится новый номер.

Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. внутренние описи необходимы также, если заголовки дел раскрывают конкретное содержание документов, например " Приказы директора по основной деятельности". Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы архивов организации. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов в дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования". Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в карточных футлярах (коробках). Вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения),- это твердая карточная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

2.1 Экспертиза ценности документов

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. Важнейшим справочным носителем при работе по экспертизе ценности документов служат утвержденные Росархивом перечни документов.

Существует два вида перечней:

перечни документов с указанием сроков хранения;

перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение.

Экспертиза ценности проводится при:

составлении номенклатуры дел;

формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

подготовке дел к последующему хранению;

подготовке дел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

2 Принципы и критерии ценности документов

Ценность документов определяется по основным принципам историзма, всесторонности и комплексности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями: происхождения, содержания и внешних особенностей документов, юридической силы и физического состояния документов.

К критериям происхождения относятся:

роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемой ей функцией;

время и место образования документа.

К критериям содержания (основного критерия) относятся:

значимость события, отражающего в документе;

вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документов относятся:

юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

наличие резолюции;

особенности передачи текста;

особенности материальной основы документа;

особенности физического состояния документа.

Критерий юридической силы документа взаимосвязан с критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают вторые и последующие экземпляры документа (договоры, акты), копии документов об образовании, актов гражданского состояния и выписки из документов, но при условии правильного оформления состава удостоверения.

Критерий физического состояния документа применяется в случаях наличия поврежденных документов, поэтому является вспомогательным.

3 Оформление результатов экспертизы ценности документов в ведомственном архиве

По результатам экспертизы ценности документов в учреждении составляются описи для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые должны быть переданы в ведомственный архив.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечней заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепление их систематизации внутри фонда и учета дел.

Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно:

на дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу и иные однотипные дела;

на дела, состоящие из специфических, характерных только для данного учреждения (организации) документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

служебные ведомственные издания.

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо каждое дело вносить в опись под самостоятельным порядковым номером. Присвоение номера описи и систематизация дел структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом.

Документы временного (до 10 лет) и с истекшим сроком хранения к 01 января последующего года включаются в акт "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению".

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, на дела всего учреждения. Если в акте дела нескольких структурных подразделениях, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел.

3. Хранение документов в структурных подразделениях

Дела с момента их заведения и до передачи в архив учреждения хранятся в структурных подразделениях.

Местом хранения может быть шкаф, который должен обязательно закрываться, или сейф.

Наиболее простым способом хранения документов является распоряжение дел вертикально на полках шкафа. На корешке каждого дела указывается индекс его по номенклатуре.

Например: АО "Конкорд" 01-02 Договоры 2006

Оформление корешка обложки дела

Последовательность расположения дел должна соответствовать расположению заголовков в номенклатуре. Это обеспечит быстрый поиск нужного дела.

В течение года секретарь (ответственный за ведение дел) выдает исполнителям дела во временное пользование. На место выданного дела помещается карточка-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, лица, которому выдано, даты возращения, росписи в получении и приеме дела.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованиям судебно-следственных органов) такое изъятие возможно с разрешения руководителя предприятия. Вместо документа оставляется заверенная копия и акт о причинах изъятия.

Вынос дел из здания учреждения или передач их в другое структурное подразделение также возможно только с разрешения руководителя.

За сохранность документов в структурном подразделении отвечают лица, ответственные за делопроизводство.

Исполнители хранят только те документы, которые находятся у них на исполнении.

Учреждение по просьбе граждан засвидетельствованные копии с документов, исходящих из данного учреждения согласно законодательству.

Засвидетельствование копий с других документов производится нотариальными конторами.

Не снимают копии с паспорта, военных билетов и т.п. документов.

В случае утери их соответствующие органы в установленном порядке выдают дубликат.

1 Подготовка документов к сдаче в архив организации

Дела, законченные делопроизводством, в течении одного года остаются в структурном подразделении, затем передаются в архив организации.

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием или хранение архивных документов в интересах пользователя.

Под тайным архивов понимается архив, о котором не заявлено публично.

Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

В архив организации передают дела для постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководителя учреждения и принимают их в архив по номенклатурам дела.

Для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прежде чем сдать в архив, полностью оформляют:

вносят необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела);

располагают документы внутри дела в определенной последовательности (хронологическом порядке индекса документов);

составляют внутреннюю опись документов.

Листы дела номеруются, кроме листов заверительной подписи и внутренней описи, в правом верхнем углу арабскими цифрами, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если в дело подшиты конверты с вложением, то в начале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле. Заверительная запись составляется на листе формата А4 или специально изготовленном бланке с постоянной информацией.

В журналах, книгах заверение оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Если дело уже подшито, то заверительная подпись приклеивается к внутренней стороне обложки за ее верхнюю часть.

Запрещено составлять заверительную подпись на обороте документов или на самой обложке.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Хранение дела допускается в скоросшивателях, можно не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные подписи не составлять.

3.2 Передача дел в ведомственный архив

Из архива предприятия документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Ведомственный архив принимает на хранение дела:

от канцелярии учреждения или структурного подразделения;

от подчиненных организаций и предприятий, если это установлено

положением об архиве или приказом руководителя учреждения. Их передача производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в ведомственный архив не передают. Они хранятся централизованно в организации или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Дела, выделенные по акту к уничтожению, должны хранится в специально отведенном месте и сдаваться работниками службы делопроизводства организации или ведомственного архива на уничтожение специальным службам. Сдача документов оформляется приемно-сдаточными накладками. Они передаются в ведомственный архив в исключительных случаях по решению руководителя предприятия.

В период подготовки дел к передаче в ведомственный архив сотрудники архива проверяют правильность их оформления, случая с описью. Каждое дело принимается заведующим или специальным сотрудником ведомственного архива в присутствии работников структурного подразделения или организации.

В описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема дел, подписи сотрудника ведомственного архива и представителя организации, передавшего дела.

Вместе с делом в ведомственный архив канцелярией (секретарем) передаются регистрационно-контрольной картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись. Документы, имеющие научное, социально-культурное, историческое, экономическое, художественное или иное культурное значение, могут быть переданы ведомственным архивом на государственное хранение в состав Архивного Фонда Российской Федерации.

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Под Архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.

Постановлением Правительства Российской Федерации в 1993 году установлены предельные сроки ведомственного хранения документов Государственного архивного фонда в зависимости от уровня организации и способа фиксации документной информации:

для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, городов Москвы и С.-Петербурга, районных и городских органов представительной власти и органов управления, а также государственных учреждениях, организаций и предприятий областного, краевого подчинения - 10 лет;

для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел - 75 лет;

для научно-технической документации - до утра практической значимости, но не менее 25 лет;

для киножурналов, кинофильмов, звуко- и видеозаписей - до окончания копирования, но не более 3 лет;

для фотодокументов - 3 года;

для записей на машинных носителях - 5 лет.

В течении установленного срока учреждения должны обеспечить учет документов постоянного и долговременного хранения и сохранить их.

Периодически необходимо проводить проверки наличия и состояния дел:

постоянного хранения - 1 раз в 10 лет;

дел с грифом ограничения доступа - раз в 5 лет;

наличия и состояния дел - ежегодно.

Итоги проверок оформляются актами, утвержденными руководителем учреждения (организации).

В архиве могут обращаться организации или граждане о выдаче архивных справок.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий подтверждение об имеющихся в архивных документах сведения, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных документов (№ описи, № дела, № листов).

При отсутствии в архиве документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в архиве печатных материалов, если в них содержится необходимая информация.

Заключение

В данной письменной экзаменационной работе была рассмотрена тема "Правила оформления документации при передаче дел в архив". Таким образом, рассмотрев порядок формирования и оформления документации при подготовке и передаче дел в ведомственный архив, следует отметить следующее. Необходимость выполнения требований к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций и последующая их передача в архив обусловлена следующими причинами.

В первой главе были рассмотрены "Требования к формированию дел в делопроизводстве". При правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Во второй главе определены требования ряда нормативных актов: Основные правила работы ведомственных архивов, Единая государственная система делопроизводства (Основные положения), а также Основные правила работы архивов организаций. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. Таким образом, одной из основных задач делопроизводственной службы является подготовка документов к последующему хранению и использованию.

В третьей главе рассматривается комплекс мероприятий по подготовке дел, который поможет наладить не только текущее хранение документов, учесть количество документов, но и ввести в регулярное русло работу по формированию архива. Из авральной работы порядок формирования дел может стать ежегодной достаточно легко выполнимой операцией.

Лишь при правильно организованной системе хранения возможен быстрый и качественный поиск необходимых документов.

Список литературы

1. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования: учеб. пособие для сред. проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.

Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: учеб. пособие / И.Ю. Андропова, Н.В. Макарова. - изд. 2-е., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2009. - 64 с.

Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. изд. 3-е., доп. и перераб. - СПб.: Питер, 2010. 256 с.

Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Практикум: учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. изд. 3-е., стер.- М: Издательский центр "Академия", 2012. - 160 с.

Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. пособие для учащихся учреждений нач. проф. образования / А.В. Пшенко, Е.А. Степанов. - М.: Издательский центр "Академия", 2007. - 272 с.

6. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина. - изд. 10-е., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2012 - 224 с.

7. Салазкина Л.П. Документирование управленческой деятельности учреждений социально-культурной сферы. Текст документов [текст]: учебное пособие / Л.П. Салазкина - изд. 3-е. Кемерово: Кузбассвузиздат, 2008. - 261 с.

Приложение 1

Форма заверительного листа

Заверительный лист дела № ___________________ 10.10.2006 В деле подшито и пронумеровано ________________________________ листа(ов) (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы ___________________________________________ ; пропущенные номера ___________________________________________________ + листов внутренней описи ______________________________________________ Должность Подпись И.О.Ф.

Приложение 2

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации

(наименование организации)

_____________________________________________________________

(наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации)

Подпись расшифровка

Печать подписи

_____________________________________________________________

наименование раздела

№ п/пИндекс дела (тома, части)Заголовок дела (тома, части)Дата дела (тома, части)Кол-во листов в деле (томе, части)Срок хранения дела (тома, части)Примечание1234567

В данную опись внесено ________________ дел с № _______________

(цифрами и прописью)

по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

Составителя описи подпись расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка Подпись ДатаОДОБРЕНО Протокол ЭК структурного подразделения от ________ № _______

Передал _______________________________ дел

(цифрами и прописью)

в ________________________ регистрационно-контрольных

(цифрами и прописью) карточек к документам

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения

(общественной организации) подпись расшифровка

Принял ______________________ дел и ___________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работника

ведомственного архива подпись расшифровка

Приложение 3

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №___________________

№ п/пИндекс документаДата документаЗаголовок документаНомера листов делаПримечание 123456делопроизводство документ архив хранение

Итого документов _________________________________________

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела подпись расшифровка

Отзыв о выполнении письменной экзаменационной работы

Обучающейся: Перминовой Анастасии Николаевны

ГБОУ СПО "Ленинск-Кузнецкий политехнический техникум" Группа №ДОУ 12-1

Специальность СПО: 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведения

Специальность ОК: Документационное обеспечение управления и архивоведения

Тема задания: Правила оформления документации при передаче дел в архив

Общая характеристика письменной экзаменационной работы_______

Соответствие заданию по объему и степени разработки основных разделов письменной экзаменационной работы__________________________

Положительные стороны работы_______________________________

Недостатки в пояснительной записке и ее оформления____________

Характеристика графической (творческой) части работы___________

Степень самостоятельности учащегося при разработке вопросов темы______________________________________________________________

Оценка работы руководителем_______________

Руководитель работы Лебедева Я.Г.

Зам. директора по УПР Стельмакова Р.И.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Структурные подразделения учреждения передают в ведом­ственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02,

Дела временного (до 10 лет включительно ) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться центра­лизованно в канцелярии, секретариате или другой службе дело­производства учреждения или в структурных подразделениях.

В исключительных случаях по решению руководителя организа­ции они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Передача дел производится только по сдаточным описям установленной формы.

Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В каждом структурном подразделении организации описи должны составляться ежегодно под методическим руководством работников архива.

Описи дел структурных подразделений составляются по унифицированной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо учитывать следующие требования:

· заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

· каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

· порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

· графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

· при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

· графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каж­дой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как пра­вило, по графику , составленному заведующим ведомственным ар­хивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно со­гласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы. График утверждается руководителем организации.

В ходе подготовки дел к передаче на хранение заведующий архивом организации (ответственный за архив) проверяет полноту состава документов, включенных в сдаточную опись, и качество их обработки.

Наличие дел по описи сверяется с номенклатурой дел. Если будет обнаружено отсутствие каких-либо дел, томов или частей дела, заведующий архивом (ответственный за архив) вправе требовать от работников соответствующего структурного подразделения организации проведения розыска недостающих дел либо разъяснения причин незаведения положенных дел.

Если утрата документов произошла в результате пожара, затопления или какого-либо другого несчастного случая, необходимо составить акт о происшествии в присутствии представителей соответствующих служб (пожарной охраны, водоканала и т. п.).

По мере возможности информацию о трудовом стаже или заработной плате работников, содержавшуюся в утраченных документах, необходимо восполнить другими документами, имеющими временный срок хранения.

Так, например, информацию об оплате труда, содержавшуюся в лицевых счетах по начислению заработной платы, в случае их утраты можно восполнить расчетно-платежными ведомостями на выдачу зарплаты или другими первичными бухгалтерскими документами, являющимися основанием для начисления заработной платы, имеющими 5-летний срок хранения.

В случае утраты подлинников приказов, распоряжений по личному составу их можно заменить заверенными копиями.

В случае невосполнимой утраты дел составляется соответствующая справка, в которой указываются виды (разновидности) утраченных документов, их количество, период, за который они составлялись, причины их утраты.

Справка подписывается руководителем структурного подразделения (кадровой службы, бухгалтерии) и представляется заведующему архивом (ответственному за архив), который докладывает руководителю организации о происшедшем факте, а также высказывает предложения и выводы о наказании виновных и принятии соответствующих мер по обеспечению сохранности документов, подлежащих длительному хранению.

В период подготовки дел к передаче на хранение в архив организации заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет также правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При этом проверяется соблюдение хронологического порядка расположения документов в делах.

Например, приказы, распоряжения по личному составу должны быть сформированы в пределах одного календарного года, в валовом порядке их номеров и в хронологической последовательности (дело с приказами должно начинаться с приказа за № 1 и соответственно с января).

В процессе подготовки дел к передаче проверяют наличие всех приложений к приказам, распоряжениям. Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к распорядительным документам, которыми они были утверждены или введены в действие.

Заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет также наличие и соответствие всех реквизитов документов, подлежащих передаче в архив.

Особое внимание при этом уделяется распорядительным документам. Проверяют наличие дат, номеров приказов, соответствие их по книге регистрации приказов, распоряжений, а также наличие подписи руководителя, а в необходимых случаях - наличие виз.

Если в дело взамен подлинника включена копия документа, то она обязательно должна быть заверена.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:

Заверительную надпись "Верно";

Должность лица, заверившего копию;

Личную подпись;

Расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

Дату заверения.

Например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В личных делах или нарядах личных дел уволенных работников проверяется наличие внутренней описи и качество ее составления.

Кроме того, в ходе подготовки документов проводится проверка формирования дел лицевых счетов по заработной плате: они группируются в дела по алфавиту фамилий*.

В случае формирования лицевых счетов, расчетных листков по начислению заработной платы по табельным номерам (кодам) работников организации необходимо составить указатель к описи (в состав которой включены эти документы), где перечислить фамилии, имена и отчества (указать полностью) работников и привести их поисковые данные (номера единиц хранения, листы единиц хранения, в которых содержатся сведения о данных работниках).

Работники архива проверяют также заполнение всех граф установленной формы лицевого счета. Расчетные ведомости по заработной плате, как правило, формируются в дела в хронологической последовательности (по месяцам начисления зарплаты: январь-декабрь).

В ходе проверки качества подготовки документов к передаче на хранение в архив проверяется также качество проведения экспертизы ценности документов дел.

В случае обнаружения в них копийных экземпляров имеющегося в деле подлинника документа, а также черновых проектов документа они изымаются, и дело переоформляется. Листы дел нумеруют заново, при этом старые номера зачеркивают, рядом проставляют новый номер, пересоставляют заверительную надпись дела.

Кроме того, проверяется и нумерация листов в деле, правильность составления заверительной надписи дела, соответствие фактического количества листов дела тому, которое указано в листе-заверителе.

Если в ходе проверки качества проведенных работ по переплету, подшивке документов обнаружится, что часть документов выпадает - не захвачена переплетом или не подшита, дело необходимо расшить, заново переплести и подшить. Запрещается приклеивать не подшитые документы, даже если этот документ на одном листе (кроме листа - заверителя дела).

Заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет правильность оформления обложек дел , наличие всех необходимых реквизитов: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела (по номенклатуре дел), заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов дела, срок хранения документов дела, архивный шифр.

Если дело состоит из нескольких томов, на обложках дел должны быть проставлены их номера. Небрежно оформленные обложки дел переоформляются заново.

Не менее важным моментом проверки качества подготовки дел к передаче в архив организации является проверка составления сдаточной описи, правильности заполнения всех ее граф. Графы описи должны быть заполнены в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. Заголовок каждого дела, подлежащего передаче в архив, имеет в описи свой самостоятельный номер.

Также проверяется правильность заполнения итоговой записи к описи дел и соответствие количества дел, указанных в описи, их фактическому наличию.

Дополнительно обнаруженные заголовки дел могут вноситься в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации дел или же в конец раздела описи. По требованию заведующего архивом (ответственного за архив) организации к описи могут составляться список сокращений, указатели, оглавление.

Все недостатки, выявленные в ходе проверки качества подготовки дел к передаче в архив организации, доводятся до сведения руководителя структурного подразделения или сотрудника, ответственного за проведение этой работы, которые должны принять меры по их устранению.

В соответствии с достигнутой договоренностью в установленный день ответственные лица проводят совместный прием-передачу документов в архив организации.

Сотрудник структурного подразделения, передающего документы, доставляет дела в архив организации.

Дела передаются в архив в связках или архивных коробках согласно сдаточной описи, в строгом соответствии с их порядковыми номерами. Каждая связка или коробка должна иметь свой ярлык, который содержит следующие элементы описания: название структурного подразделения, номер описи, номера дел, номер связки. При необходимости можно указать срок хранения.

Прием-передача каждого дела, включенного в опись, производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы.

Передача-прием дел производится по описи , и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле. В случае отсутствия по каким-либо причинам дел, подлежащих передаче в архив, в графе "Примечание" описи делается соответствующая запись.

В кон­це описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывает­ся количество фактически принятых в архив дел, дата приема-пе­редачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего дела.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации , которую готовит архив и по которой в дальнейшем дела сдаются на постоянное хранение.

В данной статье мы подробно обсудим процесс передачи дел в архив предприятия. Первоочередными являются сразу два вопроса: какие документы необходимо будет подготовить, и за какой период времени.

Какие категории документов передаются в архив

Как правило, в архив компании передают документ с постоянным хранением, а также со сроком хранения более 10 лет. Что касается последних, то речь идет, прежде всего, о документах по личному составу.

Дела со сроком хранения менее 10 лет обычно не передаются в архив, а остаются в подразделениях, где они были заведены, до того момента, когда истечет срок их хранения, и практическая надобность в них отпадет. Однако в некоторых случаях такие документы могут быть переданы в архив по решению руководства, например, если в отделе отсутствует место для их хранения. По завершении хранения можно , которые имеют временные сроки хранения.

Дела за какой период подлежат передаче в архив

В соответствии с правилами документы необходимо сдавать в архив не позднее, чем через три года, после того как завершено их делопроизводство. То есть, передача дела в архив может быть оформлена даже спустя год. Однако такая спешка не всегда бывает рациональна, так как относительно новые документы еще могут пригодиться для текущего делопроизводства. Поэтому придется совершать лишние действия для запроса таких документов из архива.

График приема-передачи дел

Действующие требования гласят, что дела передаются в архив в соответствии с графиком. График может быть составлен в произвольной форме, и по нему должно быть ясно, каким структурным подразделением (или даже конкретным исполнителем) и в какие сроки будет производиться передача документации в архив.

Не стоит указывать конкретную дату приема-передачи документов, лучше всего дать более широкий период времени, например, целый месяц. Ведь может получиться, что именно в установленную для приема-передачи дел в архив дату произойдет аврал, а при наличии расширенных сроков вы получите некоторое временное пространство для проведения маневров.

График должен составляться сотрудником, ответственным за архив, а согласование проводится с руководителями подразделений, которые должны будут передавать свои документы. После этого график должен быть утвержден руководителем организации. Также допускается, чтобы график утверждал руководитель службы делопроизводства, которому подчиняется и архив.

Порядок передачи дел в архив

Результатом становятся дела, которые отбирают для приема-передачи, а затем включают их в установленную форму сдаточной описи (образец мы приведем чуть позже).

Проще говоря, в номенклатуре дел должны быть отмечены дела, имеющие постоянные и долговременные сроки хранения (в том числе и дела по личному составу), после чего в график вносят сведения о сроках передачи документации в архив, а также об участниках этого процесса. График составляется заранее на предстоящий год.

В процессе подготовки дел к архивированию, есть смысл спросить у исполнителей, имеются ли в подразделении другие дела тех же категорий. Поскольку в течение года могли быть заведены дела, о которых не известно службе делопроизводства (а значит, их нет и в номенклатуре). Подобные дела также должны быть включены в сдаточную опись.

Если будет выявлено, что то или иное дело отсутствует, то у службы делопроизводства есть право запросить справку о причинах такой ситуации.

Обычно в процессе подготовки документов к архивированию структурные подразделения предприятия одновременно с этим осуществляют контроль и корректности их оформления. Это относится не только к делам, которые готовят к передачу в архив, но также и к тем, которые пока находятся в текущем делопроизводстве. Если накопилось большое количество дел, то их проверяют выборочно, чтобы на основании выборки получить представление о том, насколько грамотно осуществляется делопроизводство в том или ином отделе. При необходимости специалист архива может сообщить коллегам свои рекомендации по устранению ошибок и улучшению оформления.

После того как документы уже сданы в архив, осуществляют их научно-техническую обработку, которая включает также их прошивку в твердую обложку. Обычно параллельно производят переформирование, в результате которого дела заново в соответствии с нормативными требованиями. Это делается в случае, если в текущем делопроизводстве были допущены ошибки или отступления от правил.

Нормативные требования доступны для понимания, однако специалисты различных подразделений предприятия обычно допускают много ошибок при оформлении дел. Поэтому обработчику впоследствии приходится все переделывать. В таких случаях этому сотруднику гораздо легче сделать все заново в соответствии с нормативными требованиями, чем стараться исправить существующее дело.

В связи с этим в процессе подготовки дел к архивированию важнейшей задачей сотрудников отделов является проверка полноты отражении . В переделке обложки нет необходимости, особенно если она была корректно оформлена еще в момент заведения дела. Достаточно проверить, чтобы обложки дел содержали всю необходимую информацию, в случае ее отсутствия необходимо будет дополнить ее. Это необходимо для того, чтобы избежать лишних действий в процессе обработки и прошивки дел, а также, чтобы сотрудникам, производящим эту операцию, было проще разобраться во всех документах.

После включения всех намеченных дел с постоянным и долговременным сроком хранения в сдаточную опись, документы необходимо передать в помещение архива. С полезными сведениями о вы можете ознакомиться в отдельной публикации, там вы также найдете образец и порядок заполнения данной описи. Если было решено отправить в архив дела со сроком хранения до 10 лет, то их передачу можно осуществлять без составления описей. Учет в данном случае можно вести по номенклатуре дел.